Pracodawcy, w tym klienci naszego biura księgowego PRWT zobowiązani są do przekazywania pracownikom informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej oraz informacji PIT-11. Niektórzy pracodawcy dodatkowo przekazują pracownikom tzw. paski płacowe. Jak powinno odbywać się przekazanie tych dokumentów?

Konieczność przekazania pracownikom informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej wynika z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Natomiast zgodnie z art. 42g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikowi do końca lutego roku następującego po roku podatkowym informacji PIT-11.

Co więcej, część pracodawców  przekazuje swoim pracownikom paski zawierające informacje dotyczące ich wynagrodzenia tj. paski płacowe, na podstawie przepisów kodeksu pracy o udostępnianiu pracownikom informacji o składnikach ich wynagrodzenia.

W przypadku każdego z ww. dokumentów przepisy nie określają jednej formy dla ich przekazania pracownikowi. Dokumenty te mogą zostać przekazane  fizycznie do rąk własnych pracownika lub przesłane (listownie albo drogą elektroniczną). Jednak z uwagi na zakres danych osobowych zawartych w tych dokumentach, pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych. W konsekwencji każdy inny sposób przekazania pracownikom wskazanych powyżej dokumentów niż odbiór osobisty przez pracownika, wymaga jego zgody w tym zakresie oraz wskazania przez pracownika dogodnej formy odbioru tych dokumentów. W związku z powyższym w celu usprawnienia obiegu dokumentów oraz umożliwienia pracownikom wyboru dogodnej formy ich odbioru, każdy pracownik może wedle własnego uznania dokonać wyboru w jaki sposób wskazane dokumenty trafią w jego ręce.  Pracodawca powinien jednak zadbać o to, by posiadać dokument potwierdzający wybraną przez pracownika formę otrzymania tych dokumentów.