Klienci naszego Biura Księgowego PRWT pytają często o możliwość zmiany grafiku pracy swoich pracowników. Czy pracownik musi wyrazić zgodę na taką zmianę? Na jak długo wcześniej trzeba powiadomić pracownika o zmianie?

Generalnie, zgodnie z art. 129 par. 3 KP, rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Ponadto pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Zatem grafik/harmonogram zawierający rozkład czasu pracy danego pracownika:
– może przybrać formę pisemną lub elektroniczną,
– może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale obejmujący co najmniej 1 miesiąc,
– powinien być przekazany pracownikowi co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy.

Powołany wyżej przepis nie rozstrzyga jednak kwestii dopuszczalności zmian w już obowiązującym harmonogramie. Wydaje się, że tam, gdzie pracodawca i pracownik godzą się na takie zmiany są one dopuszczalne, a ponadto że za dozwolone można uznać zmiany w sytuacjach nadzwyczajnych oraz te wprowadzone za zgodą pracownika. Biorąc pod uwagę, że dla pracownika wiedza o obowiązującym go grafiku jest kluczowa dla zaplanowania czasu wolnego, jeżeli występują okoliczności, które nie pozwalają na uzgodnienie z pracownikiem zmiany grafiku z przewidzianym tygodniowym wyprzedzeniem, to należy takich ustaleń dokonać jak najszybciej (jak najszybciej powiadomić/ uzgodnić z pracownikiem zmiany w grafiku), by pracownik mając czas na zaplanowanie czasu wolnego i spraw osobistych był skłonny na zaproponowaną przez pracodawcę zmianę. Oczywiście w nagłych/wyjątkowych sytuacjach może zdarzyć się konieczność zmiany grafiku z dnia na dzień (lub tego samego dnia) jednak powinny to być sytuacje wyjątkowe. Dodatkowo kwestę zmiany grafiku dobrze jest uregulować poprzez odpowiedni zapis w wewnętrznych regulacjach obowiązujących u pracodawcy (np. regulaminie pracy lub obwieszczeniu). Zapisanie jasnych reguł pozwoli na rozgraniczenie sytuacji, w których pracownik jest obowiązany do zaakceptowania zmiany grafiku oraz sytuacji, w których zmiana ta wymaga jego zgody i dalszych ewentualnych konsekwencji w przypadku niewyrażenia takiej zgody.