Poza wymienionymi w art. 87 Kodeksu pracy należnościami pieniężnymi, do których należą sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych (w tym na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych), zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi czy innych tytułów wykonawczych czy kar porządkowych określonych w kodeksie pracy, pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika jedynie za jego wyraźną zgodą. Z zagadnieniem możliwości dokonywania potrąceń z wynagrodzenia pracownika dział HR naszej spółki księgowej PRWT spotyka się na co dzień.

W jakich sytuacjach może dojść do takiego potrącenia?
Może zdarzyć się sytuacja, w której pracownik wyrządzi szkodę materialną pracodawcy
i zgodzi się na jej dobrowolne naprawienie poprzez zwrot równowartości poniesionej przez pracodawcę szkody (najczęściej są to sytuacje zniszczenia, uszkodzenia czy zagubienia mienia pracodawcy powierzonego pracownikowi). Zobowiązanie pracownika musi istnieć w czasie wyrażenia zgody na potrącenie- nie jest możliwe wyrażenie zgody blankietowej na przyszłość.

Jaką kwotę można potrącić?
Należy pamiętać, że nie jest możliwe potrącenie z wynagrodzenia pracownika dowolnej kwoty. Konieczne jest zachowanie tzw. kwoty wolnej od potrąceń, która w przypadku należności potrącanych na rzecz pracodawcy jest równa kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy . Co istotne w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne od potrąceń ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu do wymiaru etatu pracownika.

Jak skutecznie dokonać potrącenia?
Pracownik wyrażając zgodę na potrącenie powinien wskazać ich wielkość poprzez konkretną kwotę lub procent wynagrodzenia. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że pracownik powinien mieć świadomość co do kwoty potrącenia, jej częstotliwości i długości trwania. Zgoda pracownika powinna bezwzględnie być wyrażona w formie pisemnej. W celach dowodowych zaleca się by zgoda pracownika w możliwie najbardziej precyzyjny sposób określała warunki potrącenia.