Listy obecności pracowników, a bezpieczeństwo danych

Zgodnie z art. 29 par. 3 pkt. 5 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę m.in. o sposobie potwierdzania obecności w pracy. Z doświadczenia naszego biura księgowego PRWT wynika, że obowiązek ten jest często mylony przez pracodawców z obowiązkiem prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tymczasem ewidencja czasu pracy jest dokumentem bardziej rozbudowanym (lista obecności stanowi jedynie element ewidencji czasu pracy). Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych uwag do prowadzonych przez pracodawców list obecności.

Przepisy prawa pracy pozostawiają do uznania pracodawcy sposób potwierdzania obecności pracowników w pracy. Przeważnie pracodawcy korzystają z tradycyjnych list obecności.

Jakie informacje powinna zawierać lista obecności?

Jeżeli lista obecności jest zbiorcza (obejmuje wszystkich pracowników, którzy będą mieć do niej dostęp), to zawarte na niej informacje dotyczące pracowników powinny zostać ograniczone do koniecznego minimum. Poza niezbędnymi informacjami takimi jak imię i nazwisko pracownika, data oraz godziny pracy w danym dniu, lista obecności nie powinna zawierać dodatkowych informacji. Takie zalecenia zgodne są z wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o ochronie danych) z (Dz. Urz. UE.L Nr 119, str.1), (RODO) zasadą minimalizacji ilości pozyskiwanych danych osobowych służących do realizacji konkretnego celu. Jeśli do listy będą mieli dostęp jedynie pracownicy podpisujący listę oraz pracownicy działu kadr czy też recepcji (w zależności gdzie w zakładzie pracy przechowywana jest lista), to nie zostanie naruszona poufność danych zawartych na liście. Istotne jest zapewnienie bezpieczeństwa pozyskiwanych danych poprzez zapewnienie ochrony przed utratą, zniszczeniem lub ich uszkodzeniem, według ogólnych zaleceń RODO w tym zakresie.

Należy także pamiętać, że lista obecności w żadnym wypadku nie może wskazywać na powód ewentualnej nieobecności pracownika (zwolnienie lekarskie, urlop macierzyński, zasiłek rehabilitacyjny itd.). Zawarcie danych związanych z przyczyną nieobecności pracownika mogłoby zostać uznane za naruszenie w kontekście przepisów RODO, które dane o stanie zdrowia traktują jako dane wrażliwe, których co do zasady nie można ujawniać. Dane dotyczące przyczyn nieobecności stanowią jeden ze składników ewidencji czasu pracy, ale nie mogą widnieć na liście obecności.

Zmiany w kodeksie pracy
Zmiany w kodeksie pracy

Do sejmu trafił rządowy projekt o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ...

29 czerwca 2022
Zadaniowy system czasu pracy
Zadaniowy system czasu pracy

W obecnym czasie, kiedy zarówno pracodawcy, jak i pracownicy zostali zmuszeniu do adaptacji warunków ...

10 czerwca 2022
Praca za granicą, a staż pracy u polskiego pracodawcy
Praca za granicą, a staż pracy u polskiego pracodawcy

Jedną z bardzo istotnych okoliczności jakie pracodawca ustala podczas ...

31 maja 2022
WIĘCEJ