Klienci biura księgowego PRWT są jako pracodawcy poddawani kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Jaka jest podstawa takiej kontroli?

Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli PIP określa art. 24 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r.  o Państwowej Inspekcji Pracy.

Zgodnie z tym przepisem m.in. kontrolę przedsiębiorcy przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Co powinno zawierać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli?

Samo upoważnienie powinno zawierać:

1) wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;

2) oznaczenie organu kontroli;

3) imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej;

4) określenie zakresu przedmiotowego kontroli;

5) oznaczenie podmiotu objętego kontrolą;

6) wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;

7) podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;

8) pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach;

9) datę i miejsce wystawienia upoważnienia.

Jednym z istotniejszych elementów upoważnienia jest zakres przedmiotowy kontroli, poza który organ prowadzący kontrolę nie może wykraczać. Tutaj wskazane są zagadnienia podlegające kontroli np. legalność zatrudnienia czy BHP.

Skoro zatem zakres kontroli wyznacza inspektorowi ramy zagadnień, które może kontrolować to od tego jak ten zakres będzie sformułowany zależy czy inspektor będzie miał prawo żądać danych dokumentów/informacji. Jeśli np. w zakresie kontroli będą zagadnienia dot. legalności pracy pracowników zatrudnionych w okresie roku poprzedniego, to żądanie przedstawienia informacji o legalności zatrudnienia pracowników zatrudnionych dwa lata wstecz wymagałoby odrębnego upoważnienia w tym zakresie.

Mogą wystąpić także sytuacje nagłe, wymagające niezwłocznej kontroli- wówczas inspektor okazuje jedynie legitymację, a upoważnienie ma obowiązek przedstawić w późniejszym terminie.

Obowiązki podmiotów kontrolowanych określa natomiast art. 27 wspomnianej ustawy:

Podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy m.in.  warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, udostępnić urządzenia techniczne i w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.

W przepisie tym jest mowa o niezwłocznym przedstawieniu żądanych przez inspektora dokumentów i materiałów. Niezwłoczne czyli bez zbędnej zwłoki nie oznacza to, że materiały te i informacje mają być przedstawione natychmiast, ale w najbliższym możliwym czasie. Jeśli więc pozyskanie jakiś materiałów informacji wymaga współdziałania np. z zewnętrznym biurem to zasadnym jest przedstawienie tych informacji/materiałów zaraz po ich otrzymaniu (w najbliższym możliwym czasie).

Warto pamiętać o bardzo istotnym uprawnieniu podmiotu kontrolowanego określonym w art. 31 ust. 4 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, przewidującym że przed podpisaniem protokołu kontroli, podmiot kontrolowany ma prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole. Zatem w przypadku gdyby podmiot kontrolowany miał zastrzeżenia co do sposobu przeprowadzenia kontroli w wyniku którego inspektor wyciągnął błędne wnioski lub wydał zalecenia, podmiot kontrolowany może wskazać na te okoliczności właśnie przy podpisywaniu protokołu z własnym wyjaśnieniem.