Zgodnie z art. 29 par. 3 pkt. 5 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę m.in. o sposobie potwierdzania obecności w pracy. Nasi księgowi często spotykają się z tym, że obowiązek ten jest mylony przez pracodawców z obowiązkiem prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tymczasem ewidencja czasu pracy jest dokumentem bardziej rozbudowanym (lista obecności stanowi jedynie element ewidencji czasu pracy). Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych uwag do prowadzonych przez pracodawców list obecności.

Przepisy prawa pracy pozostawiają do uznania pracodawcy sposób potwierdzania obecności pracowników w pracy. Przeważnie pracodawcy korzystają z tradycyjnych list obecności.

Jakie informacje powinna zawierać lista obecności?

Jeżeli lista obecności jest zbiorcza (obejmuje wszystkich pracowników, którzy będą mieć do niej dostęp), to zawarte na niej informacje dotyczące pracowników powinny zostać ograniczone do koniecznego minimum. Poza niezbędnymi informacjami takimi jak imię i nazwisko pracownika, data oraz godziny pracy w danym dniu, lista obecności nie powinna zawierać dodatkowych informacji. Takie zalecenia zgodne są z wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o ochronie danych) z (Dz. Urz. UE.L Nr 119, str.1), (RODO) zasadą minimalizacji ilości pozyskiwanych danych osobowych służących do realizacji konkretnego celu. Jeśli do listy będą mieli dostęp jedynie pracownicy podpisujący listę oraz pracownicy działu kadr czy też recepcji (w zależności gdzie w zakładzie pracy przechowywana jest lista), to nie zostanie naruszona poufność danych zawartych na liście. Istotne jest zapewnienie bezpieczeństwa pozyskiwanych danych poprzez zapewnienie ochrony przed utratą, zniszczeniem lub ich uszkodzeniem, według ogólnych zaleceń RODO w tym zakresie.

Należy także pamiętać, że lista obecności w żadnym wypadku nie może wskazywać na powód ewentualnej nieobecności pracownika (zwolnienie lekarskie, urlop macierzyński, zasiłek rehabilitacyjny itd.). Zawarcie danych związanych z przyczyną nieobecności pracownika mogłoby zostać uznane za naruszenie w kontekście przepisów RODO, które dane o stanie zdrowia traktują jako dane wrażliwe, których co do zasady nie można ujawniać. Dane dotyczące przyczyn nieobecności stanowią jeden ze składników ewidencji czasu pracy, ale nie mogą widnieć na liście obecności.

Jeżeli masz problem z wykładnią przepisów w tym zakresie w ramach prowadzonej przez siebie działalności zapraszamy do naszego biura rachunkowego w Krakowie oraz naszego biura rachunkowego w Warszawie w ramach których świadczymy usługi księgowe oraz usługi kadrowo-płacowe.

Usługi prawne w zakresie prawa pracy świadczone są w ramach naszego biura rachunkowego przez prawnika specjalizującego się w prawie pracy tak w zakresie prawa materialnego (przepisy prawne) jak i procesowego (prowadzenie spraw sądowych przed Sądami Pracy).

Zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego.

Biuro rachunkowe Kraków:
TEL. +48 12 345 21 06
EMAIL: biuro.krakow@prwt.pl

Biuro rachunkowe Warszawa:
TEL. +48 22 292 47 21
EMAIL: biuro.warszawa@prwt.pl

Zapraszamy także do pobrania oferty usług księgowych oraz kadrowo płacowych naszego biura rachunkowego w Krakowie oraz biura rachunkowego w Warszawie.