Często klienci naszego biura księgowego PRWT zadają pytanie czy są zobowiązani do wydawania pracownikom tzw. „pasków z wypłaty”, czy też „pasków wynagrodzenia”?
Czym są „paski z wypłaty”?
Pod tym pojęciem kryją się dokumenty obrazujące poszczególne składniki wynagrodzenia pracowników. W niektórych zakładach pracy nadal panuje zwyczaj przekazywania pracownikom w każdym miesiącu paska papieru zawierającego informacje o wynagrodzeniu zasadniczym oraz wszelkich innych dodatkach i potrąceniach mających wpływ na wysokość otrzymanego przez pracownika wynagrodzenia.
Czy pracodawca ma obowiązek wydawania takich pasków?
Nie, przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawców takiego obowiązku. Przepisy prawa pracy odnoszą się natomiast jedynie do obowiązku pracodawcy w zakresie udostępniania pracownikowi do wglądu dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie (art. 85 par. 5 Kodeksu pracy). Stąd też niektórzy pracodawcy chcąc uniknąć dopytywania ze strony pracowników o wysokość ich wynagrodzenia wydają im tę informację właśnie w postaci wspomnianych „pasków z wypłaty”. Jeżeli u pracodawcy istnieje taki zwyczaj, lub obowiązujący u niego regulamin pracy zawiera odpowiednie zapisy w tym zakresie, to wówczas pracodawca będzie zobligowany do wydawania tego typu dokumentów pracownikom.
Czy „paski z wypłaty” muszą mieć formę papierową?
Jeżeli już pracodawca zdecydował się na wydawanie pracownikom „pasków z wypłaty” może rozważyć czy będą one miały postać papierową czy elektroniczną. Należy jednak pamiętać, iż wybór postaci elektronicznej tego typu dokumentów musi zostać poprzedzony po uzyskaniu adresów poczty elektronicznej pracowników. Zakres danych jakich podania pracodawca może żądać od pracownika zawiera art. 22 1 Kodeksu pracy. Wśród wymienionych w tym przepisie danych ustawodawca nie wymienia wprost prywatnego adresu poczty elektronicznej pracownika. Oznacza to, iż pracodawca może uzyskać ten adres jedynie na podstawie wyraźnej (najlepiej pisemnej) zgody pracownika.
Jeżeli zatem pracownicy wyrażą zgodę na otrzymywanie informacji o wynagrodzeniu na prywatną skrzynkę e-mail i dobrowolnie podadzą swoje adresy poczty elektronicznej w celu przesyłania tych danych możliwe będzie zastąpienie tradycyjnych pasków ich elektroniczną wersją.