W praktyce naszego biura rachunkowego spotykamy się z trzema sytuacjami, w których klienci powierzają nam prowadzenie swojej księgowości. Pierwsza, niejako naturalna, rozpoczynają działalność gospodarczą i potrzebują obsługi księgowej. Nie mają doświadczenia w wyborze usług księgowych więc trafiają do biura księgowego PRWT albo z polecenia albo z przypadku. Druga, w której zatrudniają księgową na umowę o pracę lub umowę zlecenia albo nawet posiadają w swojej firmie wyodrębniony dział księgowy, jednak kierując się dążeniem do obniżenia kosztów obsługi księgowo kadrowej zlecają prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie księgowej, jaką jest PRWT Księgowość i Obsługa Biznesu sp. z o.o. Tacy klienci mają zazwyczaj zdefiniowane potrzeby lecz kierując się dążeniem do obniżenia kosztów koncentrują się głównie na aspekcie finansowym kupowanych usług księgowych, tracąc z pola widzenia inne, istotne aspekty, o których przekonują się z jakimś czasem. Jest jeszcze trzecia grupa klientów, którzy przychodzą do naszego biura rachunkowego w Krakowie niezadowoleni z dotychczasowej obsługi księgowej innego biura zewnętrznego. Poniżej przedstawione zostaną uwagi będące wynikiem rozmów z naszymi klientami oraz analizy wewnętrznej usług księgowych i kadrowo płacowych świadczonych na runku krakowskim.

W Krakowie jest wiele biur świadczących usługi księgowe oraz kadrowo płacowe. Jedne są mniejsze, inne większe, jedne tańsze, drugie droższe, jakie wybrać?

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej oraz jej rozmiaru należy przede wszystkim zidentyfikować zakres potrzebnych usług księgowych. Czy te usługi mają polegać tylko i wyłącznie na prostym wprowadzaniu dokumentów do programu księgowego i składaniu deklaracji podatkowych czy też niezbędne jest Twojej firmie jeszcze doradztwo księgowe. Czy chcesz mieć czysto mechaniczny kontakt z biurem rachunkowym czy bardziej spersonalizowany. Ponieważ w praktyce bardzo często trudno rozdzielić problemy księgowe od prawnych czy jest Ci też niezbędna fachowa pomoc prawna, którą chciałbyś, gdyby była taka potrzeba, zapewniło Ci także Twoje biuro rachunkowe. Chodzi o to abyś nie musiał się zastanawiać, czyje kompetencje w danym przypadku są potrzebne, księgowego czy prawnika, a jeżeli prawnika abyś nie musiał szukać osobnej pomocy prawnej u adwokata lub radcy prawnego. W ostatnim czasie powstało sporo wirtualnych biur księgowych świadczących usługi na rynku krakowskim. Wykonują one swoje funkcje, niemniej jednak, jeżeli oczekujesz od swojego biura rachunkowego pomocy o charakterze konsultacyjnym, potrzebujesz spersonalizowanego doradztwa księgowego, doradztwa prawnego, kontaktu ze „swoją” księgową oraz „swoim” prawnikiem, należy się dobrze zastanowić czy zawsze będzie to najlepszy wybór.

Klienci przychodzący do biura rachunkowego PRWT z innych biur księgowych w Krakowie często są rozgoryczeni brakiem „kontaktu” z poprzednim biurem. Jak mówią, nie mają wiedzy księgowej aby zweryfikować jakość wykonywanej przez nie pracy, nie chcą jednak aby weryfikacja ta miała miejsce dopiero podczas kontroli skarbowej. Stracili zaufanie poprzez właśnie, jak to określają, „brak kontaktu”. Chcieli by wiedzieć na temat księgowości swojej firmy i płaconych podatków więcej niż proste, comiesięczne informacje jakie otrzymują w zakresie dotyczącym płatności podatków oraz płatności ZUS. Oczekują współpracy, kontaktu łatwego i niewymuszonego. Oczekują od księgowych, że będą „częścią” ich firmy, niezależnie od tego czy księgowy pracuje u nich w firmie czy w księgowym biurze zewnętrznym. Już pierwsza rozmowa nt. nawiązania współpracy czy też umowa jaką biuro rachunkowe przedstawia do podpisania dużo może powiedzieć nt. tego jak podchodzi do współpracy z klientami. Jeżeli traktuje Ciebie jako petenta, przedstawia umowę dotyczącą usług księgowych bardzo jednostronną, na korzyść biura rachunkowego, to źle wróży. Prawdopodobnie zawsze będziesz traktowany w tym biurze jak petent, osoba, która ma przede wszystkim płacić za świadczone usługo księgowe a nie wymagać stosunków partnerskich. Na rynku krakowskim oprócz dużych biur rachunkowych są także i średniej wielkości oraz małe oparte na jednym do kilku księgowych. Małe zapewniają bardziej osobisty kontakt, większe powinny mieć możliwość zapewnienia obsługi księgowej dużych podmiotów. Małe biura rachunkowe częstokroć koncentrują się na obsłudze tylko indywidualnych działalności gospodarczych w ramach książki przychodów i rozchodów nie świadcząc usług w ramach pełnej rachunkowości. Często jest jednak też tak, że duże biura rachunkowe do dużych zleceń poszukują dopiero księgowych z odpowiednimi kompetencjami dedykowanych dla tych konkretnych zleceń. W takim przypadku rola takiego biura rachunkowego sprowadza się w istocie do pośrednictwa pomiędzy klientem a zatrudnianą księgową co wpływa niewątpliwie na cenę usług księgowych. Cena takiej obsługi księgowej nie wynika więc często z jakości takich usług ale pełnionej w istocie funkcji pośrednictwa i stosowaniu narzutu cenowego biura na usługi księgowej, która często nawet nie jest zatrudniana przez takie biuro na umowie o pracę tylko w ramach własnej indywidualnej działalności gospodarczej. Na runku krakowskim taka praktyka, jest dosyć powszechna.

Na co zatem zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe na rynku krakowskim?, jakiemu biuru księgowemu powierzyć księgowość swojej firmy?

1. Jeżeli Twoja działalność wymaga tylko książki przychodów i rozchodów możesz skorzystać z usług biura specjalizującego się w prowadzeniu takiej książki, nie musi ono świadczyć usług w zakresie ksiąg rachunkowych, może to być małe biuro a cena będzie niższa. Nie będzie to świadczyć o niskiej jakości usług takiego biura, po prostu prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów jest dla księgowego proste.

2. W przypadku gdy Twoja działalność oparta jest na księgach rachunkowych musisz skorzystać z usług biura świadczącego usługi księgowe w takim zakresie. Im wyższe wówczas kwalifikacje księgowej tym lepiej. Dokumentem potwierdzającym wysokie kwalifikacje w tym zakresie, nie wymaganym w chwili obecnej przepisami prawa, jest certyfikat Ministra Finansów.

3. Zwróć uwagę na umowę jaką podpisujesz z biurem księgowym. Jeżeli skomplikowana, sporządzona na „korzyść” biura rachunkowego to niestety źle wróży dla dalszej współpracy.

4. Zwróć uwagę na to czy będziesz miał dla swojej działalności dedykowaną księgową czy też nie będziesz wiedział nawet kto fizycznie zajmował się będzie obsługą Twojej firmy. Przecież księgowaniem nie będzie zajmowało się „biuro” rachunkowe jako takie tylko określona, konkretna księgowa (księgowi).

5. Zwróć uwagę czy będziesz miał zapewnione konsultacje księgowe a jeżeli zajdzie taka potrzeba usługi prawne nie świadczone przez „prawników” czyli osoby z nie wiadomo jakimi kompetencjami ale adwokatów lub radców prawnych specjalizujących się w sprawach gospodarczych. Takie certyfikaty zawodowe gwarantują jakość usług prawnych w tym zakresie.