Księgowość IT, rachunkowość w IT,  to wyodrębniony podmiotowo dział w księgowości w zakresie usług świadczonych w tej dziedzinie dla firm informatycznych lub informatyków.

Oprócz firm informatycznych, zazwyczaj większych podmiotów funkcjonujących w formach organizacyjno- prawnych na podstawie kodeksu spółek handlowych, powszechną formą świadczenia usług informatycznych są usługi świadczone bezpośrednio przez samych informatyków większym podmiotom (firmom informatycznym) na podstawie umów B2B.

W takim przypadku informatycy są przedsiębiorcami prowadzącymi indywidualną działalność gospodarczą.

W zakresie usług księgowych związanych z IT, w księgowości IT, odgrywają dużą rolę także kwestie księgowo-prawne prawne, o których należy pamiętać. Zawierając umowę B2B w przypadku usług informatycznych należy pamiętać aby w umowie o świadczenie usług informatycznych precyzyjnie był określony zakres świadczonych usług informatycznych, precyzyjnie określone zasady wynagrodzenia. Jeżeli umowa przewiduje wypłatę wynagrodzenia po zaakceptowaniu wykonania usługi lub też sporządzenia jakiegoś protokołu odbioru należy liczyć się z tym, że w przypadku nierzetelnych Zleceniodawców (podmiotu, na rzecz którego świadczone są w takim przypadku usługi) może mieć miejsce kwestionowanie jakości wykonanych usług informatycznych oraz odmowa lub zwłoka w ich przyjęciu lub sporządzenia protokołu odbioru. Należy pamiętać także o czasie na jaki zostanie zawarta oraz jeżeli umowa zostanie zawarta na czas określony możliwości/niemożliwości jej wcześniejszego rozwiązania, a jeżeli tak, to w jakich przypadkach. Należy także zwrócić uwagę czy umowa przewiduje kary umowne na wypadek niewykonania lub złego wykonania umowy o świadczenie usług informatycznych. Najlepiej aby umowa takich kar nie przewidywała a jeżeli już nie ma innej możliwości to aby postanowienia dotyczące kar umownych były bardzo precyzyjnie sformułowane, nie dające podstaw do jakiejkolwiek ich swobodnej interpretacji. Należy zwrócić także uwagę czy w umowie o świadczenie usług IT przewidziano konsekwencje na wypadek opóźnienia lub zwłoki w wykonaniu umowy. Sformułowania te są o tyle istotne, że opóźnienie dotyczy przyczyn tak zawinionych jak i niezawinionych zaś zwłoka wyłącznie przyczyn zawinionych.

Prowadzenie działalności informatycznej w formie umów B2B może wiązać się z wystawianiem faktur VAT dla Zleceniodawcy, w takim przypadku należy dopilnować zgłoszenia do VAT w Urzędzie Skarbowym. Po przekroczeniu kwoty 200.000 zł zgłoszeni do VAT jest obowiązkowe (formularz VAT R).

Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług informatycznych dobrze jest określić zarówno szacowane przychody z tego tytułu jak i koszty z tym związane. Dla księgowości w IT jest to niezwykle istotne. W przypadku niskich kosztów (mała ilość dokumentów kosztowych, mała ich wartość) warto rozważyć opodatkowanie według tzw. ryczałtu (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), najczęściej w przypadku usług informatycznych jest to stawka 12%. W przypadku usług informatycznych należy szczególną uwagę zwrócić na prawidłowe określenie kodów PKWID które determinują wysokość stawki podatkowej. Należy zatem dokładnie zapoznać się z kodami PKWID związanymi z usługami świadczonymi w branży informatycznej oraz odpowiadającymi im stawkami podatkowymi. W przypadku „większych kosztów” należy rozważyć bądź opodatkowanie wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Informatycy nie mają problemów z „liczeniem” więc łatwo sobie z tym mogą poradzić a w przypadku pomocy księgowego już z całą pewnością dokonując najbardziej optymalnej w ich przypadku formy opodatkowania.

Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie IT, w zakresie usług informatycznych, wiąże się także ze zgłoszeniem do ZUS. Warto w takim przypadkach skorzystać z tzw. ulgi na start czy później tzw. małego ZUS.

Działalność w zakresie IT przez informatyków to działalność usługowa w związku z czym należy pamiętać o zgłoszeniu do VAT (jak wyżej wskazano) a w przypadku świadczenia usług informatycznych na rzecz osób fizycznych nie będących przedsiębiorcami (nie prowadzących działalności gospodarczej) o prowadzeniu kasy fiskalnej po przekroczeniu obrotu 20.000 zł. Stawka podatku VAT dla usług informatycznych wynosi 23%.

Prowadząc działalność w zakresie IT, niezależnie od formy opodatkowania, należy pamiętać o tym, iż istnieje możliwość ujęcia w kosztach wielu wydatków związanych z tą działalnością, będzie to zatem i samochód oraz koszty z jego eksploatacją związane niezbędne do świadczenia usług, sprzęt biurowy, komputery oraz inny sprzęt informatyczny. Taki wydatek do 10.000 zł netto można ująć w kosztach jednorazowo, dla wydatków wyższych można prowadzić amortyzację środków trwałych (amortyzacja w takim przypadku będzie kosztem a precyzyjniej kosztem będą odpisy amortyzacyjne).

Jak widać przed rozpoczęciem działalności w zakresie świadczenia usług IT, usług informatycznych, z punktu widzenia księgowego, z punktu widzenia księgowości IT,  oraz podatkowego należy rozważyć i przeanalizować wiele kwestii związanych z tą działalności. One bowiem będą decydować o kosztach podatkowych z nią związanych a w efekcie o wyniku finansowym takiej działalności.

Jako spółka PRWT Księgowość i Obsługa Biznesu sp. z o.o. zajmujemy się księgowością IT, świadczymy usługi księgowe dla branży IT a w jej obrębie zarówno dla firm informatycznych (spółek prawa handlowego) jak i osób fizycznych prowadzących indywidualną działalność gospodarczą na podstawie umów B2B. Z tego też względu doskonale znamy specyfikę księgowości związanej z tymi usługami.

W przypadku zainteresowania usługami PRWT Księgowość i Obsługa Biznesu Sp. z o.o. zapraszamy do kontaktu.