W praktyce naszego biura rachunkowego w Warszawie spotykamy się z problemami, z którymi zwracają się do nas nowi klienci szukający profesjonalnych usług księgowych w Warszawie, związanych z niewydaniem lub odmową wydania dokumentacji księgowej przez osoby zajmujące się świadczeniem usług księgowych. Sytuacja taka ma miejsce z różnych powodów, nie miejsce jednak w niniejszym artykule na ich wskazywanie. Można jedynie w tym miejscu podać, że czasem ma to miejsce z winy samego klienta biura księgowego (biuro księgowe wstrzymuje się z wydaniem takiej dokumentacji z powodu braku zapłaty za świadczone usługi księgowe) czasem natomiast przyczyna leży po stronie księgowej lub biura księgowego.

Co w takim przypadku ma zrobić klient? Przecież przejęcie prowadzenia księgowości przez nowego księgowego lub biuro księgowe bez dostępu do dokumentacji księgowej jest w wielu przypadkach prawie niemożliwe (w przypadku ksiąg rachunkowych) a co najmniej bardzo utrudnione.

W tym miejscu wskazać należy, iż obowiązkiem biura rachunkowego (biura księgowego) lub księgowego samodzielnie świadczącego usługi księgowe jest wydanie dokumentów księgowych na żądanie klienta. Brak zapłaty za usługi księgowe nie zwalnia biura rachunkowego z obowiązku wydania dokumentacji księgowej. Należności za świadczone usługi księgowe może biuro rachunkowe dochodzić na drodze cywilnej, nie przysługuje mu prawo zatrzymania tych dokumentów do czasu zapłaty należności przez klienta, niezależnie od tego jak jest sformułowana umowa o świadczenie usług księgowych w tym zakresie. Wydanie dokumentacji księgowej nie jest uprawnieniem uzależnionym od dobrej współpracy ale obowiązkiem. Brak wydania takiej dokumentacji naraża bowiem klienta na poważne konsekwencje skarbowe (trudność w kontynuacji prowadzenia np. ksiąg rachunkowych), dokonania właściwych rozliczeń z US, i w konsekwencji odpowiedzialność materialną a nawet karnoskarbową.

Niewydanie dokumentacji księgowej przez biuro rachunkowe (księgową) stanowi podstawę odpowiedzialności cywilnoprawnej takiego biura względem klienta jak również może wyczerpywać znamiona czynu zabronionego stypizowanego w art. 276 kodeksu karnego (k.k.)

Warto bowiem w tym miejscu przytoczyć jedno z orzeczeń Sądu Najwyższego z dnia 9 sierpnia 2000 r. wydanego w sprawie o sygn.. akt. V KKN 208/00, zgodnie z którym „Zaprzeczenie posiadaniu dokumentu i przetrzymywanie w warunkach bliżej nieustalonych i niewydanie go, mimo żądania osobie uprawnionej, może być traktowane jako ukrywanie dokumentu w rozumieniu art. 276 k.k.”

W takim przypadku (niewydania, odmowy wydania dokumentacji księgowej, uzależnienia wydania dokumentacji księgowej od zapłaty za usługi księgowe) oprócz żądań o charakterze cywilnoprawnych jakie można skierować do takiego biura rachunkowego (księgowego) istnieje także możliwość zawiadomienia organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez osoby odpowiedzialne za prowadzenia biura księgowego (biura rachunkowego, księgowego samodzielnie świadczącego usługi księgowe) z art. 276 k.k.