Zagadnienie dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej, w tym jakie dokumenty i przez jak czas z godnie z obowiązującymi przepisami muszą być przechowywane przez podatnika to jedno z istotniejszych zagadnień praktycznych. Obwiązek wykazania okoliczności faktycznych stanowiących podstawę wyliczenia zobowiązań podatkowych ciąży bowiem na podmiotach gospodarczych dokonujących rozliczeń podatkowych z fiskusem. Okoliczności takie w sposób wiarygodny (oczywiście nie wykluczając innych środków dowodowych) mogą być wykazane przede wszystkim dokumentami dowodzącymi określone zdarzenia gospodarcze, którymi Urząd skarbowy jest zainteresowany, jeżeli rodzą obowiązek podatkowy.

Przechowywane dokumentacji księgowej – obowiązek podatnika i biura księgowego Kraków

O jakiej dokumentacji, nazywanej księgową, zatem tutaj mowa?

Stosownie do art. 10 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 120 z późn zm.) każdy podmiot gospodarczy powinien dysponować dokumentacją (powinien ją posiadać), jak mówi ustawa, opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

a) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
b) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
c) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

– zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

– wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

– opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W tym przypadku mamy zatem do czynienia z dokumentacją księgową w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Usługi księgowe w Krakowie – przechowywanie dokumentów księgowych

Czym innym jest „dokumentacja księgowa” w rozumieniu ustawowym a czym innym jednak są „dokumenty księgowe” czy też inaczej dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Cóż to jest zatem „dowód księgowy”?. Dowód księgowy jest w sposób uproszczony, można powiedzieć, dokumentem zawierającym co najmniej:

a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
b) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
c) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
e) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
f) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dokumenty księgowe, w tym rozumieniu, stanowiące dowody księgowe, powinny być przechowywane przez każdy podmiot gospodarczy przez okres, w którym zgodnie z obowiązującymi przepisami może istnieć konieczność powołania się na nie (wykazania dowodzonymi nimi okoliczności faktycznych). Może to być konieczne w przypadku na przykład kontroli podatkowej. Stąd też można przyjąć, iż takie dokumenty (dowody księgowe) powinny być przechowywane przez okres aż do zakończenia okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Czyli można zadać w tym miejscu pytanie do kiedy?

Biuro rachunkowe Kraków – dbamy o rzetelność Twoich rozliczeń podatkowych

Kwestię tę, przedawnienie zobowiązań podatkowych,  regulują już przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 111 z późn. zm.). Podstawową zasadą w tej mierze jest na podstawie art. 70 tej ustawy termin 5 letni – 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to oczywiście reguła ogólna, od której są wyjątki. Podstawowy wyjątek związany jest z instytucjami  zawieszenia lub przerwania zobowiązań podatkowych. Są to jednak zagadnienia szczegółowe, w których zainteresowanych odsyłamy do lektury rozdziału 8 ww. ordynacji podatkowej.

Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w postaci źródłowej, jeżeli jest nią forma papierowa to w takiej, jeżeli zaś postać elektroniczna to w postaci elektronicznej.

Księgowa i księgowy w Krakowie – pomoc w kontrolach skarbowych

Jeżeli masz problem z Urzędem Skarbowym bo masz kontrolę podatkową, musisz wykazać określone okoliczności faktyczne i potrzebujesz pomocy księgowej skontaktuj się z nami.

Nasze biuro PRWT Księgowość i Obsługa Biznesu sp. z o.o.

Kontakt znajdziesz tutaj